PHC Advanced CS

O aumento da produtividade de cada colaborador e a redução dos custos da empresa.

PHC Advanced CS

O Software PHC Advanced CS tem um conjunto de funcionalidades que estão disponíveis em todos os módulos. Estas funcionalidades permitem aumentar a capacidade de cada módulo. O utilizador, ao dominar uma das áreas, fica com a capacidade de compreender e utilizar as restantes áreas do software.

Principais funcionalidades

  • A gama PHC Advanced CS foi desenvolvida para aumentar a capacidade das pequenas e médias empresas. Possui diversos módulos para abranger todas as necessidades dos vários departamentos de uma PME.
  • Com vista a satisfazer totalmente cada empresa que adquire esta gama, foram desenhadas diversas funcionalidades que permitem uma forte adaptação a cada tipo de negócio. É um software que se adapta à empresa.
  • A tecnologia base do PHC Advanced CS é já utilizada por centenas de empresas com milhares de utilizadores. Esta base instalada é uma garantia para a estabilidade, evolução e segurança desta gama de produtos.
  • O Software PHC Advanced CS obteve o 1° lugar na 4° edição do Concurso Microsoft® para Melhor Software de Gestão. Com este prémio, atribuído por um júri de personalidades e empresários de prestígio, foi conferida ao Software PHC® a garantia de qualidade atestada por quem tem capacidade para o fazer.
  • Os principais benefícios da implementação do Software PHC Advanced CS são o aumento da produtividade de cada colaborador e a redução dos custos da empresa. Efetivamente, esta gama foi desenhada para reduzir a intervenção humana em tarefas burocráticas, o que permite rentabilizar de imediato o investimento.
  • Com o Software PHC Advanced CS pode montar um sistema nervoso digital que reage e envia informação à medida das suas necessidades. De facto, possui funcionalidades como as reações a eventos, com as quais é possível configurar o sistema para reagir a determinados acontecimentos como, por exemplo, avisar alguém que houve um desconto em excesso.
  • O PHC Advanced CS é baseado no Microsoft® SQL Server®, que, ao abrigo de um acordo entre a PHC e a Microsoft®, é distribuído pela PHC a um preço reduzido.

Capacidade de Adaptação

Uma das áreas mais importantes do Software PHC® é a capacidade de adaptação a diferentes realidades. Cada caso é um caso e o Software PHC® foi preparado para potenciar o negócio de cada empresa.

Mais informação com campos e ecrãs personalizados

Não acha suficiente a informação constante nos ficheiros principais? Então esta é uma funcionalidade bastante útil para si. Com efeito, o Software PHC® permite-lhe adicionar nos ficheiros principais novas páginas e novos campos para a recolha de outras informações que julgue pertinentes, podendo o campo assumir o tipo que entender (caracter, texto, numérico, data, entre outros).

Campos e ecrãs personalizados
Em qualquer módulo PHC, os campos obrigatórios podem ter um visual próprio. As páginas adicionais não vêm de base com o Software, podem ser criadas para colocar campos que sejam necessários.

Regras adaptadas a cada negócio

Uma das mais úteis funcionalidades é a de definir as suas regras do negócio como, por exemplo, os valores que aparecem por defeito em determinados campos, garantindo a uniformização de determinado tipo de dados e, consequentemente, a coerência de informação; e as regras do utilizador, regras de utilização do software como a parametrização dos campos obrigatórios, evitando esquecimentos e falhas na recolha da informação.

Eis o exemplo de um utilizador que tentava criar um Cliente sem o campo segmento de mercado preenchido:

Exemplo de incumprimento de regra no preenchimento
As regras podem ser simples como, por exemplo, obrigar determinados campos a estarem preenchidos aquando da gravação.

Campos com AutoCompIete

Tudo o que escrever em campos de texto fica guardado por utilizador e por PC. Sempre que voltar a inserir algum valor num campo de texto pode ver uma listagem com todos os textos que já introduziu e selecionar algum, não precisando assim de o reescrever novamente.

Configuração de Menus

De modo a configurar totalmente o Software PHC Advanced CS a cada negócio, até os textos que surgem nos menus podem ser alterados ou excluídos para determinados utilizadores.

Exemplo de configuração de um menu
Pode alterar o texto de qualquer menu ou mesmo suprimir a sua utilização, conforme o utilizador.

Eventos do utilizador

O Software PHC Advanced CS possui um sistema de reacção a acontecimentos. Pode configurar determinadas reações quando determinado acontecimento se dá como, por exemplo, ao introduzir um artigo pode perguntar ao utilizador para gerar códigos de barras automaticamente. Outro tipo de reação pode ser o envio de um email a determinado utilizador a informar que algo aconteceu.

Definir eventos do utilizador
Pode definir reações a eventos para estender as funcionalidades do software.
Exemplo de emissão de email
Outro exemplo é a emissão de um email assim que uma fatura é introduzida.

Tracking de Ações de Utilizador

O Software PHC Advanced CS permite ao supervisor verificar todas as ações de utilizador, por exemplo, eventos que sejam despoletados ao alterar um Cliente, regras que sejam executadas ao gravar um fornecedor, entre outras situações.

O Tracking de Ações de Utilizador regista todas as ações de utilizador e a sua duração, de forma a que o supervisor possa garantir um equilíbrio no acesso ao servidor de base de dados, assim como possa garantir que a rede não fique congestionada, evitando lentidão na execução de tarefas do dia a dia.

Consulta de tracking
Pode consultar o Tracking de Ações de Utilizador a partir do respetivo ecrã ou a partir do ficheiro criado.

Análise e Gestão da Informação

A utilidade de uma aplicação de gestão de informação só é realmente aproveitada se as ferramentas para obter dados vitais para a tomada de decisão forem eficazes. Com a gama PHC Advanced CS existem diversas formas de aceder à informação.

Análises Multidimensionais

Uma funcionalidade muito interessante é a de poder definir análises estatísticas a várias dimensões, com as variáveis que entender, isto é, utilizando qualquer campo da(s) tabela(s), com a possibilidade de facilmente arrastar essas variáveis para um ou outro eixo da análise multidimensional.

Aqui está um exemplo de uma análise do volume de vendas em várias vertentes:

Análises Multidimensionais
Pode alterar a ordem das variáveis na própria análise, bem como exportar para Excel ou imprimir.

Mapas definidos pelo utilizador

Para produzir informação pode criar os seus próprios mapas definidos. Nestes mapas escolhe a tabela que quer usar, que campos da tabela quer apresentar, qual a ordenação, se calcula subtotais, as cores de cada coluna, etc. Em simultâneo, pode aplicar um filtro de modo a que sejam apresentados apenas os registos que estão dentro dos critérios que pretende.

Estes relatórios podem ser impressos, visualizados no ecrã ou exportados para Word, Excel, PDF ou HTML. A flexibilidade é total.

Exemplo de relatório para impressão
Pode criar relatórios de qualquer tabela e imprimi-los sempre que desejar.

Análises avançadas

A informação é um dos bens mais preciosos da sua empresa. No entanto, é necessário obter essa informação de uma forma adaptada e tratada. As análises avançadas são análises totalmente criadas pelo utilizador, sobre a tabela que desejar com os campos que desejar. Se a informação está no sistema, então pode obtê-la.

Análises Avançadas Análises em diversos formatos
Pode obter diversas análises em diversos formatos. É totalmente flexível.

Impressão em PDF, Word, Excel ou HTML de documentos

Os documentos produzidos pelo Software PHC Advanced CS podem ser impressos diretamente para diversos formatos. Com o formato PDF pode criar documentos para enviar por email com proteção por password, se assim o desejar.

Criação de documentos Exemplo de documento criado
Pode imprimir os documentos diretamente para diversos formatos, para envio ou arquivo.

Impressões de seguida

Com esta funcionalidade pode imprimir e enviar por email, em formato PDF, documentos para vários destinatários utilizando a informação da respetiva ficha. Desta forma, é possível agilizar tarefas como o envio dos recibos de vencimento para cada colaborador, protegido pela sua password.

Painéis de Informação

Para agregar a informação foram criados os painéis de informação. Um painel de informação é uma página ou conjunto de páginas onde pode colocar uma série de elementos relacionados, dando, assim, ao utilizador a hipótese de monitorizar toda a informação sobre determinada área à exata medida das suas necessidades.

Painel de informação
Um painel de informação com toda a informação sobre vendas mensais.

Busca Instantânea

A busca instantânea permite ao utilizador criar uma base de dados paralela com os registos que pretende de qualquer tabela do Software PHC® e executar buscas ultra rápidas à mesma. Este sistema está preparado para procurar um texto em 1, 2 ou 3 milhões de registos em 1 segundo, permitindo assim a consulta instantânea de informação que esteja no sistema.

Impressões desenhadas pelo utilizador

As impressões de documentos, mapas, fichas, etc., podem ser totalmente desenhadas pelo utilizador. Com esta funcionalidade todos os documentos produzidos pelo Software em impressões do utilizador podem ser adaptados ao gosto e visual de cada empresa, aproveitando os seus logótipos, tipos de fundo, cores e tipos de letra, possibilitando a gravação das imagens na base de dados.

Exemplo de desenho para impressão
Neste exemplo estamos a desenhar a impressão de um documento de faturação.

Fácil construção de relatórios

Pode construir relatórios com as colunas que quiser para qualquer tabela do Software, de uma forma simples e rápida. Esse relatório pode ser observado no ecrã, impresso ou exportado para um ficheiro do tipo Excel, Word, PDF, entre outros.

Parametrização de um relatório Exemplo de relatório gerado
Pode definir separadores, totalizadores e cores diferentes para as diversas colunas.

Benefícios adicionais incluídos em todos os módulos

Por serem úteis nas diversas áreas e por contribuírem para o aumento de produtividade de cada colaborador, há uma série de grupos de funcionalidades que estão disponíveis em todos os módulos de PHC Advanced CS.

Navegador PHC – todo o software a um clique de distância

No navegador PHC pode ter acesso ao seu menu de uma forma mais amigável, acede rapidamente aos ecrãs em que esteve recentemente, muda de base de dados, se possuir várias empresas instaladas no mesmo sistema, ou pode mesmo definir ecrãs favoritos para acesso através de um só clique. A utilização do software torna-se muito mais simples e fácil.

Navegador PHC
No navegador terá a possibilidade de procurar e aceder a ecrãs, enviar mensagens, visualizar análises, mudar de base de dados, entre outras.

Opções Internas do Navegador

Com as opções internas pode ter excelentes ganhos de tempo para cada utilizador. Aqui pode colocar todas as tarefas que o utilizador pratica no dia a dia, bem como a informação que precisa de aceder na sua função, ou seja, pode colocar o acesso a qualquer ecrã, análise ou painel de informação.

Opções Internas do Navegador PHC
Pode criar todas as opções que utiliza no dia a dia e colocá-las no mesmo local para aceder com apenas um clique.

Snapshot de informação

Em diversas áreas é necessário que a informação esteja condensada e em tempo real. Com os snapshots pode ter no Navegador PHC um valor indicativo de uma determinada área como, por exemplo, o valor de vendas no dia. Se desejar observar em detalhe basta clicar no mesmo para ver a análise avançada que está agregada a este.

Snapshot de informação
Pode criar um Snapshot com informação crítica e com um clique observar o detalhe do mesmo.

Mensagens Inter-utilizadores

O Software PHC Advanced CS possui um sistema de mensagens inter-utilizadores. Desta forma, os utilizadores podem enviar mensagens entre si, sendo alertados de uma nova mensagem assim que ela chega ou assim que entram no software.

Mensagens Inter-utilizadores
No navegador tem acesso ao Monitor de Mensagens e pode enviar ou receber mensagens inter-utilizadores.

Painel Global de Análises

O Painel Global de Análises é uma ferramenta bastante útil, já que apresenta num único ecrã todas as análises da aplicação, consoante os módulos que possui, e ainda, as análises do utilizador.

Painel Global de Análises
Pode destacar no painel global de análises as análises que mais utiliza para facilitar a sua busca.

Painel de Ecrã

O Painel de ecrã está disponível em todos os ecrãs e é uma área que permite ter no mesmo local várias opções relacionadas com cada ecrã. Podendo visualizar a informação de formas distintas: Opções de Ecrã, Listagem e Snapshots.

Painel de Ecrã

Painel Central

O Painel Central, à semelhança do Navegador, permite visualizar SnapShots e/ou Opções de Navegação, dispostos em colunas no fundo do ecrã principal da aplicação, que não esteja ocupado pelo navegador. Neste ecrã é ainda possível efetuar procuras a tabelas por um valor especificado pelo utilizador.

Painel Central
O painel central pode ser recheado com todas as análises que revê diariamente para fácil acesso.

Assistente de mensagens por email ou sms

Pode produzir um envio de email(s) ou SMS para uma das tabelas do software, seja de Clientes, entidades, fornecedores, etc. Para produzir e enviar o email ou SMS pode usar a ferramenta Assistente de email e SMS que lhe permite criar um email ou usar um já criado e de seguida enviar para todos os destinatários que pretender. É o ideal para comunicar com baixo custo.

Assistente de mensagens por email ou sms
O email pode ser personalizado com o nome do destinatário no seu conteúdo. Assim parece que o escreveu propositadamente aumentando a probabilidade do mesmo ser lido.

Explorador de dados

Esta funcionalidade permite consultar dados através do cruzamento destes. Pode, com este explorador, retirar dados de uma tabela e das tabelas que lhe estão relacionadas e imprimir ou exportar esses mesmos dados para Excel.

Explorador de dados
Pode selecionar registos e navegar diretamente para o ecrã respetivo, para o registo selecionado.

Navegação no Software PHC®

A navegação no software pode ser personalizada através do uso de barras de ferramentas individualizadas que contenham as opções de menu de acesso quotidiano.

Para otimizar o tempo de entrada em cada ecrã, existe também a barra de janelas em aberto que mostra as janelas fechadas em memória e garante a sua reabertura de forma quase instantânea.

Instruções internas

O Software PHC Advanced CS possui um sistema de ajuda ao utilizador que pode ser criado pelo próprio. Com as instruções internas pode definir informação de apoio ao utilizador que surge em determinadas ações pré-definidas como, por exemplo, informação que é apresentada ao introduzir um Cliente de como deve preencher cada campo e respetivo conteúdo.

Instruções internas
Pode criar instruções para fornecer ao utilizador em determinadas ocasiões, como criar registos no ecrã de Códigos de Tesouraria.

Procedimentos internos

Pode utilizar esta área do software para gerir todas as regras internas da empresa. Com controlo de acessos por registo, para que cada pessoa só consulte o que lhe for permitido.

Procedimentos internos
Área dedicada à introdução dos procedimentos internos da empresa e que possui um monitor para procuras.

Limitar acessos a registos em cada tabela

A segurança é uma das áreas mais fortes no Software PHC Advanced CS. Com esta funcionalidade pode limitar o acesso a determinados registos dentro de uma tabela. Assim, pode configurar, por exemplo, que o vendedor só vê os seus Clientes ou que o responsável de área só vê as vendas da sua área.

Filtro de segurança
Neste filtro pode definir que o utilizador apenas pode consultar as suas marcações na Agenda de marcações.

Gestão de chamadas telefónicas

Pode utilizar a gestão de chamadas telefónicas para registar as chamadas entradas atendidas ou não atendidas. A qualquer momento, assim que acede ao software verifica se houve chamadas para si ou não. Desta forma elimina-se o papel também nesta área.

Monitor de chamadas
A qualquer momento pode consultar as chamadas não atendidas e respetiva idade.

Questionários definidos pelo utilizador

Em qualquer tabela pode configurar diversos tipos de questionários. Cada questionário pode estar ligado a qualquer registo de qualquer tabela. Assim, por exemplo, podemos ter questionários de satisfação de Clientes ligados à tabela de Clientes ou um questionário de reclamação ligado a um documento de faturação. Com esta funcionalidade pode guardar muito mais informação sobre cada área da sua empresa.

Definição de questionário
Pode definir os vários tipos de questões e respostas possíveis de cada tipo de questionário.

Criação de Base de Dados por Cópia da Atual

Pode criar uma nova base de dados por cópia da atual, sem movimentos, mas pronta a trabalhar, mantendo para isso as configurações dos seus Clientes, stocks, funcionários, plano de contas, entre outras, de uma forma simples e expedita.

Criação de Base de Dados por Cópia da Atual
Para eliminar os movimentos das tabelas apenas tem de ativar a opção Limpa registos das tabelas selecionadas e de seguida escolher quais as respetivas tabelas.

Integração com Software externo

Ligação a MapPoint

Pode usar a Ligação do Software PHC® ao Microsoft MapPoint® para obter informação geográfica relacionada com os dados no Software PHC®, nomeadamente localização de moradas, rotas para vários endereços e análises de dispersão geográfica de um conjunto de moradas.

Google Calendar

No PHC Advanced CS é possível sincronizar as marcações da agenda do Software PHC com o Google Calendar.

Integrar com Mapas

Com o PHC Advanced CS pode integrar com diversos sites de mapas de forma direta. O Software permite-lhe assim efectuar pesquisas de moradas de forma rápida e à distância de um clique, no botão existente para o efeito, em frente a todos os campos Morada.

De notar que os utilizadores devem aceitar as condições de licenciamento do produto que escolheram para utilizar como site de mapas.

Localização
Pode observar a localização da morada de um Cliente apenas com um clique.

Análises em Excel

As análises produzidas pelo Software PHC Advanced CS podem ser colocadas e analisadas em Microsoft Excel®. A partir daí pode fazer novos cálculos ou transformar os dados à medida do que necessita.

Ligação a Open Office

O PHC Advanced CS também se encontra preparado para exportar análises e listagens para o OpenOffice Calc. Com Software PHC® pode escolher a folha de cálculo na qual quer analisar e alterar os dados exportados.

Mail merge com o Word

Utilizando o Word e informação do Software PHC® pode executar uma série de funções, desde uma simples carta já incluindo os dados de nome, morada, entre outros, a um mailing para vários destinatários escolhidos no Software PHC®.

Exportação de registos em XML

Todo e qualquer registo pode ser exportado para XML ou importado de XML. Assim abrem-se inúmeras hipóteses de utilização de outras aplicações para atualizar ou receber os dados do Software PHC Advanced CS.

Email em HTML

Com o Software PHC Advanced CS pode enviar emails em formato HTML sem para isso ter de possuir o Microsoft Outlook®.

Ligações a centrais telefónicas

Pode usar a Ligação do Software PHC® diretamente ao Fax para enviar e receber documentos, poupando assim tempo na digitalização.